E-paragon to nowoczesne rozwiązanie, z którym wiążą się liczne zalety. Przedsiębiorca za zgodą konsumenta może przekazać mu e-paragon, czyli paragon fiskalny w wersji elektronicznej. Możliwość wystawiania e-paragonów przewidziana jest dla podatników korzystających z kas wirtualnych oraz kas fiskalnych on-line. Takie rozwiązanie stanowi ułatwienie dla podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas, zwłaszcza dla podatników prowadzących sprzedaż na odległość.
Czym jest e-paragon?
E-paragon to elektroniczna forma tradycyjnego paragonu. Przy zakupie sprzedawca zamiast drukować paragon przesyła elektronicznie (np. na maila podanego przez kupującego). E-paragony są pełnoprawnymi, honorowanymi dowodami zapłaty. Mogą np. służyć jako dowód zakupu w momencie zwrotu towaru, czy być dołączane do pism reklamacyjnych. E-paragony są wygodną formą, ponieważ– nie trzeba zbierać i przechowywać paragonów papierowych. Elektroniczne paragony można przetrzymywać np. na mailu, dysku czy w tzw. chmurze i pobierać je zawsze, kiedy akurat będą potrzebne.
Kiedy można wystawić e-paragon?
Należy wskazać, że dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wymaga ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie fiskalnej. Obowiązek ten wynika wprost z treści art. 111 ust. 1 ustawy VAT. Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.
Zgodnie z aktualną treścią art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
W związku z powyższym, obecnie istnieje możliwość wydawania paragonów zarówno w formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej (e-paragon). W przypadku e-paragonów nie ma potrzeby dokonywania wydruku. Trzeba również zwrócić uwagę, że o możliwości przesłania paragonu w wersji elektronicznej decydować będzie wola nabywcy, który musi wyrazić zgodę na taką formę. Warto dodać, że przepisy nie zastrzegają żadnych wytycznych co do formy wyrażenia takiej zgody. Oznacza to, iż dopuszczalne jest również wyrażenie zgody w sposób dorozumiany (np. poprzez akceptację regulaminu sprzedaży).
E-paragon a inne obowiązki sprzedawcy
Zgodnie z przepisami, sprzedawca musi zapewnić taki stan techniczny kasy online, aby umożliwiała ona nie tylko czytelny wydruk paragonu fiskalnego albo papierowej faktury, ale również czytelny widok umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży w przypadku e-paragonu. Co więcej, przedsiębiorca, który wydał e-paragon wciąż ma obowiązek nabicia sprzedaży na kasę. Dzięki temu zachowa sprzedaż w pamięci drukarki i uwzględni w raporcie dobowym oraz miesięcznym.
Zalety paragonu elektronicznego
Przedsiębiorca, który wystawia paragon elektroniczny klientowi, zyskuje wiele korzyści. Można do nich zaliczyć zwłaszcza:
- zmniejszenie kosztów zużycia papieru,
- oszczędność czasu na drukowaniu paragonów,
- wygodny sposób przechowywania dokumentów – w postaci elektronicznej,
- brak ryzyka, że paragon wyblaknie, zostanie zniszczony lub zgubiony przez klienta,
- korzyści wizerunkowe – przedsiębiorca poprzez redukcję zużycia papieru działa proekologicznie, zgodnie z ideą społecznej odpowiedzialności biznesu.
Rządowa aplikacja e-paragony
Podatnicy mogą już pobrać na telefon aplikację e-Paragony przygotowaną przez Ministerstwo Finansów. To bezpłatna aplikacja, dzięki której można zarządzać wydatkami, sprawdzać paragony z kodem QR, a także zgłaszać nieprawidłowości. Resort zapowiedział także, że w przyszłości aplikacja zostanie rozbudowana o funkcjonalność, która umożliwi użytkownikom pobranie paragonu w postaci elektronicznej bezpośrednio z kasy.
