Zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w określonej strukturze za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
Krajowy System e-Faktur stanowi centralny system informatyczny, w ramach którego sprzedawcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w jednolitej, powszechnie obowiązującej strukturze, zawierającej dane określone w ustawie o VAT, a także inne informacje niezbędne z uwagi na biznesowe ustalenia pomiędzy stronami transakcji. Po wystawieniu faktury przez sprzedawcę nabywca może ją odebrać bezpośrednio z systemu w czasie rzeczywistym, czyli w momencie uznania jej za prawidłowo wystawioną oraz przydzielenia jej numeru KSeF. Pozwoli to na usprawnienie przepływu faktur pomiędzy kontrahentami, ponieważ co do zasady zostanie zniesiony obowiązek dostarczania dokumentów w innej formie – papierowej lub elektronicznej.
KSeF od kiedy?
Podatnicy VAT mają możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2022 r. System ten stanie się obowiązkowy od:
- 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.
Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?
Tak jak wspomniano wcześniej przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest jeszcze dobrowolne. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
- bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;
- większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
- możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
KSeF a kontrole podatkowe
Dla podatników wdrożenie KSeF wiąże się zarówno z pozytywnymi, jak i negatywnymi aspektami. Sam system przede wszystkim będzie stanowić narzędzie ułatwiające szybsze przeprowadzanie kontroli podatkowych i równie szybkie wykrywanie nieprawidłowości w rozliczeniach podatników.
Liczne obawy budzi nieograniczony i natychmiastowy dostęp organów do faktur dotyczących danego podatnika w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej oraz celno-skarbowej, postępowania podatkowego oraz w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, a także w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.
Nowe rozwiązania zakładają, że Szef KAS będzie miał uprawnienia do prowadzenia w sposób zautomatyzowany czynności sprawdzających, a następnie do wysyłania powiadomień do podatników i płatników, w przypadku których wyniki tych czynności wskazują na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.
Czas zacząć przygotowywania
Powszechne fakturowanie elektroniczne niesie wiele korzyści, przyśpiesza i pozwala na automatyzowanie obsługi faktur, wymaga jednak dobrego przygotowania merytorycznego, organizacyjnego, technicznego oraz dostosowania oprogramowania.
Warto już teraz zacząć testować system, ponieważ już niedługo fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. A za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100 proc. wartości wykazanego podatku z faktury.
