Praca zdalna od kwietnia tego roku została uregulowana w Kodeksie pracy. Nowe regulacje nakładają sporo obowiązków na pracodawców, którzy będą musieli się zmierzyć z wieloma wyzwaniami. Poniżej wskazano najważniejsze obowiązki, które pracodawcy muszą przestrzegać, aby poprawnie wdrożyć przepisy prawa pracy.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:
- materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
- pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej – jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu określającym zasady wykonywania pracy zdalnej zawartym z zakładową organizacją związkową, w stosownym regulaminie, ewentualnie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w odpowiednim porozumieniu z pracownikami;
- szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.
Praca zdalna w Kodeksie pracy — ustalanie zasad
Wprowadzone zmiany dotyczące wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien uregulować zasady jej wykonywania w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Porozumienie powinno określać:
- grupy pracowników, którzy mogą być objęci, pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu czy regulaminie;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, które nie zostały zapewnione przez pracodawcę;
- zasady ustalania ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Praca zdalna – pokrycie kosztów przez pracodawcę
W związku z faktem, iż nowe przepisy regulują obowiązki pracodawcy oraz pracownika pracującego zdalnie obie strony będą musiały ustalić sposób rozliczania kosztów pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu, powinno się wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Co oznacza, że pracodawca, wskazując kwotę ryczałtu, powinien uzasadnić ją opierając się na wskazanych kryteriach. Pracownik i pracodawca będą mogli ustalić, czy rozliczenie pracy zdalnej będzie rozliczane poprzez wypłatę ryczałtu, czy ekwiwalentu. W obu przypadkach należy określić wysokość świadczeń i zasady ich wypłacania.
Kwoty związane z pracą zdalną, wypłacane pracownikowi są wyłączone z przychodu. Dotyczy to nie tylko pokrytych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Co więcej, zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi nowelizacją, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, również nie będzie stanowiło przychodu i nie będzie podlegało opodatkowaniu.
